المسمى الوظيفي:
1. يؤدي مهام السكرتارية المتعلقة بمسؤوليات المشرف.
2. إعداد دقائق لجميع اجتماعات المجلس، وحلقات العمل، والاجتماعات الخاصة، الخ.
3. يساعد في أنشطة مختارة داخل منطقة المشرف.
مسؤوليات محددة
1. يتلقى المكالمات الهاتفية واتخاذ الإجراءات المناسبة (الإحالات والرسائل والمواعيد).
2. إعداد المواد لتوزيعها على أعضاء بوت، بما في ذلك تجميع وتوزيع الحزم المجلس.
3. يحضر جميع اجتماعات بوت، وورش العمل، والاجتماعات الخاصة، وما إلى ذلك لغرض تسجيل الاجتماع، وأخذ وتسجيل دقائق.
4. يحتفظ نسخة إلكترونية من بوت ومحضر اجتماع مجلس الإدارة.
5. يحافظ على نسخة مكتب المشرف من دليل سياسة ربس والوصف الوظيفي.
6. يجعل ترتيبات السفر للمراقب بما في ذلك حجز الفنادق، وإعداد أوامر الشراء للتسجيل والرسوم الواجب دفعها، وحجوزات الطيران وإعداد سداد السفر.
7. يتحمل المسؤولية عن جدولة فريق الإدارة و / أو الأنشطة ذات الصلة بوت على التقويم المدرسي الإلكتروني. يحافظ على وتحديث بوت التقويم حسب الاقتضاء، ويحيلها إلى الموظفين المناسبين.
8. ينفذ ويوزع الوثائق القانونية التي وافق عليها المشرف والتي قدمها بوت.
9. إعداد المراسلات إلى أعضاء هيئة التدريس والموظفين وأولياء الأمور ووكالات الاعتماد والتوظيف والمنظمات التعليمية نيابة عن المشرف.
10 - يحتفظ بمعلومات وسجلات الاعتماد
11. تنسق جميع أنشطة معرض التوظيف بما في ذلك جمع وخلق جميع المواد / النشرات التي سيتم توزيعها في المعارض التوظيف.
12. تراقب جميع طلبات دفع الفواتير نيابة عن المشرف.
13. يضمن أن عضوية ربس في المنظمات التعليمية الدولية الحالية.
14. الوصول، المدخلات واسترجاع المعلومات والبيانات من جهاز كمبيوتر.
15. التنسيق مع إدارة الموارد البشرية في جميع المسائل المتعلقة بتوظيف الموظفين الجدد.
16 - يحتفظ بنسخ من جميع العقود وأوراق العمل في الخارج؛
17. تنسيق والإشراف على جميع الاتصالات الداخلية بين مكتب المشرف، ومكتب الأعمال، والمالية، وإدارة شؤون الموظفين والصيانة وجميع أنحاء المدرسة.
18. يدعم مكتب المشرف باعتباره الاتصال بين المشرف. فريق والمشرف، عند الطلب.
19. الاتصال مع الموظفين المناسبين داخل وخارج الحرم الجامعي الأحداث (البيت المفتوح، والتخرج، وحفلات الاستقبال، وأنشطة الآباء / الطالب) نيابة عن مكتب المشرف.
20- يشرف على موظفي الاستقبال في كل من الحرم الجامعي.
21. تسيطر على جميع شحنات فيديكس والفواتير والمدفوعات.
22. شاشات المكالمات الهاتفية الواردة إلى المشرف.
23. يحافظ على الجدول الزمني للأحداث / التعيينات للمدير.
24 - يعمل كمدير استقبال للضيوف الذين يزورون المكتب الإداري المركزي؛
25. يساعد مع الدعم التنفيذي الآخر وفقا لتوجيهات المشرف.
.26 یؤدي واجبات أخرى علی النحو المحدد من قبل المشرف.