المسمى الوظيفي: مساعد شخصي تنفيذي - KWT

رمز الوظيفة: ORX007-KW-EPA-JUL22

المسمى الوظيفي:

مساعدة الشريك الإداري وكبار التنفيذيين وتقديم الدعم الإداري للمنظمة.

المسؤوليات الأساسية:
يتضمن هذا الموقف على سبيل المثال لا الحصر ما يلي:

● المساعدة في العمليات اليومية لوظائف المسؤول على مستوى الشركة.

● قم بإدارة مراسلات المدير الإداري وتحديد أولوياتها وفحصها ومراقبتها بما في ذلك المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني والبريد والفاكس لضمان التعامل معها بشكل مناسب.

● إعداد وتنسيق الاجتماعات والمواعيد وإدارة الجداول الزمنية لتعزيز فعالية إدارة الوقت.

● إنشاء وتدوين وتوزيع جداول أعمال ومحاضر الاجتماعات.

● مسؤول عن إدارة العمليات اليومية للإدارة الإدارية للشركة وجميع اهتماماتها الشقيقة

● الاتصال والإشراف على أعمال PRO المتعلقة بنقل وتجديد رخص الشركة وتسجيل المركبات ووثائق أفراد العائلة.

● التنسيق مع الإدارة القانونية للتأكد من إتمام جميع الإجراءات المتعلقة بالتأشيرات والإقامة للموظفين في الوقت المحدد.

● مسؤول عن تجميع النماذج الورقية لتوقيع الإدارة ، تحت إشراف مدير المكتب.

● يحتفظ بقاعدة بيانات محدثة لتراخيص الشركة (وإقامات الموظفين ، إذا لزم الأمر).

● التنسيق والإبلاغ عن رحلات العمل

● الإشراف على إدارة مستندات الشركة والمحفوظات من خلال مساعد المسؤول ومساعد المكتب.

● تقديم تقرير عن برنامج إدارة المشروع (أسانا) عن جميع الأنشطة إلى الإدارة العليا ومتابعة المهام المتأخرة مع جميع الرؤساء والموظفين الفنيين

● الحصول على موافقة الإدارة على الاتفاق / المعاملات / المدفوعات ، وما إلى ذلك حسب الضرورة

● العمل كمساعد للأسرة والاتصال بالمكتب

● تجري مهام البحث والتحليل المطلوبة.

● المساعدة في الإيداع المركزي وأرشفة الوثائق.

● تراقب أداء وتقدم برامج تشغيل Office والمنزل وترفع تقاريرها إلى مدير المكتب.

● يتعامل أحيانًا مع المعلومات السرية وغير الروتينية.

● أي مهمة أخرى تطلبها الإدارة.

إدارة السفر:

● الحفاظ على الترتيبات والجداول الزمنية المتعلقة بالسفر

● مسؤول عن حجوزات الطائرات وترتيبات الرحلات وحجوزات الفنادق وتأجير السيارات والرحلات الخاصة بالعائلة

● معالجة طلب التأشيرة

● التنسيق والإبلاغ عن رحلات العمل

● يجب أن يكون لديك معرفة أساسية حول حجوزات وترتيبات السفر في أوروبا والولايات المتحدة

● يجب أن يتمتع بمهارات اتصالات ومبيعات جيدة.

● مهارات الكمبيوتر أمر لا بد منه للتنقل من خلال أنظمة الحجوزات الحديثة

التعليم و الخبرة:

● درجة البكالوريوس. الشهادة في مجال ذي صلة ميزة إضافية

● معرفة العمل السابقة / الخبرة في العمل الإداري

● خبرة مع أنظمة إدارة الوثائق

● معرفة ممارسات القانون الكويتي

● معرفة عمليات تطوير الوثيقة المعمول بها

● إتقان الاتصال

● الاستعداد للتعلم

المهارات والكفاءات الوظيفية الرئيسية:

● مهارات التخطيط والتنظيم

● قادرة على التكيف مع الأولويات والمتطلبات المتغيرة

● الموعد النهائي مدفوعة

● الاستعداد للتعلم

● مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية

● الحكم السليم ومهارات اتخاذ القرار

● قادرة على التعامل الفعال مع المعلومات الحساسة والسرية

● جمع المعلومات وإدارتها

● القدرة على العمل بفعالية كجزء من فريق

● قادرة على العمل بشكل جيد تحت الضغط

مهارات اللغة:

● مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة في اللغة الإنجليزية. اللغة العربية ميزة إضافية.

نوع الوظيفة:

● بدوام كامل

كيفية التقديم:

يرجى استخدام الرابط (https://airtable.com/shrpcve1rbuEzeQFG) لإكمال نموذج الوظيفة.

أيضًا ، حدد الوظيفة المذكورة أعلاه والرمز المرجعي للوظيفة أثناء إكمال النموذج.

السيرة الذاتية بالبريد الإلكتروني: hr@oryx1.com

ملاحظة: نشكر جميع المتقدمين على اهتمامهم ، ولكن سيتم الاتصال فقط بالمرشحين المختارين لإجراء المقابلات.